Cách tạo vùng tham chiếu “động” trong Excel 2010

Xin chào các bạn,

Khi muốn tham chiếu đến một vùng dữ liệu trong Excel bạn thường đặt tên cho nó.

Ví dụ:

Tôi có một danh sách tên alias của các thành viên trong team như sau:

Danh sách này hiện nay cố định trong vùng $A$5: $A$19

Để đặt tên cho vùng này tôi chọn vùng rồi nhấn chọn vào vùng đặt tên gõ tên vùng là “Danhsach”.

Công việc này đã giúp tôi định nghĩa nhanh vùng dữ liệu $A$5: $A$19 có tên gọi là Danhsach.

Sau này khi cần tham chiếu đến vùng dữ liệu $A$5: $A$19 thì tôi chỉ việc gõ chữ “Danhsach” là xong.

 

 

 

 

 

 

 

 

Để kiểm tra lại tôi vào thanh tab Formulas chọn chức năng Name Manager
như hình minh họa

Ta thấy Excel hiển thị danh mục các vùng tên đã đặt trong bảng tính hiện tại.

Lưu ý là tên vùng Danhsach được gán với vùng =Sheet1!$A$5:$A$19 cố định

Điều này có nghĩa là khi bạn thêm một tên mới trong vùng dữ liệu này thì Danhsach sẽ không được cập nhật.

Cách giải quyết:

Thay vì đặt vùng tham chiếu là cố định như trên bạn thay vào đó là hàm OFFSET, hàm này có cấu trúc như sau:

=OFFSET(Reference, rows, cols, [height], [width])

  • Reference: là vị trí tham chiếu. Trong trường hợp này ta chọn cell A5 (vì danh sách sẽ bắt đầu từ đây)
  • Rows: vị trí dòng bắt đầu kể từ vị trí tham chiếu (nếu chúng ta không cần dịch chuyển vị trí tham chiếu theo dòng thì bỏ trống giá trị này, nếu giá trị là số dương, vi dụ như +2 thì có nghĩa là từ vị trí tham chiếu dich chuyển xuống 2 dòng nữa, nếu là giá trị là số âm ví dụ như -2 thì có nghĩa là từ vị trí tham chiếu dịch chuyển lên 2 dòng nữa)
  • Cols: vị trí của cột bắt đầu kể từ vị trí tham chiếu (nếu chúng ta không cần dịch chuyển vị trí tham chiếu theo cột thì bỏ trống giá trị này. Nếu giá trị là số dương, vi dụ như +2 thì có nghĩa là từ vị trí tham chiếu dich chuyển sang phải 2 cột nữa, nếu là giá trị là số âm ví dụ như -2 thì có nghĩa là từ vị trí tham chiếu dịch chuyển sang trái 2 cột nữa)
  • Height: chiều cao của vùng dữ liệu sẽ lấy kể từ vị trí tham chiếu.
  • Width: chiều rộng của vùng dữ liệu kể từ vị trí tham chiếu

Như vậy trong hàm này, 2 đối số quan trọng nhất là Height và Width. Tôi sẽ làm như sau để các bạn tham khảo

Height: tôi sẽ đưa công thức này vào COUNTA(A:A). hàm COUNTA cho phép đếm tất cả các cell trong cột A có chứa dữ liệu và sẽ trả về giá trị số nguyên.

Width: giá trị số nguyên biểu diễn số lượng cột cần lấy. Nếu theo trường hợp của bài này thì bạn có thể bỏ qua hoặc gõ số 1

Vậy công thức cuối cùng cho hàm OFFSET sẽ như sau:

=OFFSET(Sheet1!$A$5,,,COUNTA(Sheet1!$A:$A))

Trong trường hợp bạn muốn mở rộng vùng tham chiếu cho cột thì cũng chỉ cần bổ sung vào hàm OFFSET thông số cuối cùng cho width như sau:

=OFFSET($A$4,,,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA($4:$4))

Hy vọng thủ thuật nhỏ này sẽ giúp ích nhiều cho các bạn trong công việc

Nguyễn Thế Đông

About the Author

Luôn tìm cách cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Ngoài thời gian làm việc bận rộn, tôi thích dành nhiều thời gian cho bọn trẻ con, giúp chúng học và giải trí, tập luyện thể thao. Về cá nhân, tôi rất coi trọng việc rèn luyện và phát triển các kỹ năng cá nhân, thích đọc sách, viết lách, du lịch mạo hiểm và chụp ảnh.